暗号化ファイルの送信Tips

データを安全に送るには？印刷・制作発注で知っておきたい「情報漏洩対策」と暗号化のコツ
印刷や制作の発注を担当しているみなさん、いつも入稿データや企画書のやり取り、お疲れ様です！デザインデータや顧客リストなど、ビジネスの大切なデータをやり取りする機会って本当に多いですよね。
でも……「とりあえずファイルを暗号化して、パスワード付きZIPで送っておけば安心！」って思っていませんか？
実はそのやり方、セキュリティの世界ではもう「NG」とされているんです。今回は、大切なデータを守りつつ、スムーズにやり取りするための情報漏洩対策のTipsをわかりやすくご紹介します！

なぜ「パスワード付きZIP」はもうダメなの？

いわゆる「ファイルをZIPにして、パスワードを別メールで送る」という方法（PPAPとも呼ばれています）。一見丁寧に見えますが、実は大きな落とし穴があるんです。

• 同じルートじゃ意味がない！：もし最初のメールがハッカーに盗み見られていたら、2通目のパスワードメールも簡単に読まれてしまいます。
• スマホで見られない！：外出先からスマホでデータを確認したい制作担当者が、ファイルを開けなくて困ってしまうことも……。
  せっかく暗号化しても、これでは十分な情報漏洩対策とは言えませんよね。

今日からできる！安全にデータを送る4つのコツ

じゃあ、どうやって送るのが正解なのでしょうか？おすすめの方法を4つにまとめました！

クラウドストレージの「リンク共有」を使う

Box、Google ドライブ、OneDriveなどのクラウドストレージにファイルをアップロードして、その「共有リンク」を相手に送る方法です。
これなら、リンクに有効期限をつけたり、特定の人のみアクセスできるように制限をかけたりできるので、格段に安全性がアップします！

パスワードは「事前に」取り決めておく（ミカドおすすめTIPS！）

実はとっても効果的なのが、「パスワードをメールで送らない」というルールを最初にお互いで決めておくことなんです！
あらかじめ「定期案件のパスワードは〇〇でいきましょう」「最初の打ち合わせで決めたこの文字列にしましょう」と固定しておけば、メール送信時の漏洩リスクをゼロにできます。これなら、後から別メールを送る手間も省けて一石二鳥ですね！

パスワードは「別の連絡ルート」で伝える

事前に決めるのが難しい単発の案件などでは、パスワードをメールではなく、TeamsやSlackなどのチャットツール、あるいは電話で伝えましょう。経路を分けるだけで、盗み見られるリスクをグッと減らせます。

セキュアな「ファイル転送サービス」を活用する

大容量のデザインデータを入稿する際は、暗号化やログ管理がしっかりした法人向けのファイル転送サービスを使うのが安心です。無料の個人向けサービスは、広告が目障りですし、会社のセキュリティポリシーで禁止されている場合もあるので注意してくださいね。

さらに一歩進んだ対策！自動化できる「有料サービス」という選択肢

「毎回パスワードを別ルートで送るのは面倒だし、事前の取り決めも忘れちゃいそう…」という場合は、便利な有料サービス（脱PPAPソリューション）を頼ってみるのも大アリです！
こういった専用サービスを使うと、いつも通りにメールを送るだけで、システムが自動でこんなことをやってくれます。

• URLと専用パスワードを自動発行：メール送信時に、ファイルをダウンロードするためのURLと、受信ユーザー専用のパスワードを自動的に作って別々に届けてくれます。
• 「いつ・誰が」ダウンロードしたか記録が残る：サーバー側でしっかりログ（履歴）を取ってくれるので、「あれ、データ届いてるかな？」という確認も一目瞭然。万が一のときも安心です。
  会社全体のセキュリティを底上げしたい、毎回の送信作業をラクにしたいという時には、強力な味方になってくれますよ！

かしこい情報漏洩対策で、制作をスムーズに！

ちょっとした工夫や便利サービスの活用で、データの安全性はガラリと変わります。発注側も制作側も、お互いが安心してクリエイティブに集中できるように、安全なファイル送信を心がけてみてくださいね！
もし「自社のデータ入稿ルール、これで大丈夫かな？」「自動化サービスってどれを選べばいい？」と不安になったら、いつでもミカドにご相談ください。安全でスムーズなやり取りの方法を、一緒に考えていきましょう！
以下のボタンから、安全なデータ入稿に関するお問い合わせが簡単にできますよ。